Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc để cùng giải quyết một vấn đề gì đó. Muốn cuộc họp thành công thì người điều hành cuộc họp phải có những kỹ năng cơ bản để điều hành tốt cuộc họp của mình.

---

Chuẩn bị những thứ cần thiết cho cuộc họp

Việc chuẩn trước cuộc họp tuy rất ngắn nhưng lại mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần.Trong khoảng thời gian này, bạn xác định mục đích, thời gian của cuộc họp, những công cụ hỗ trợ (máy chiếu,tài liệu…) và đặc biệt là xem xét lại thành phần tham dự họp.

Có mục đích rõ ràng và nghiêm khắc về thời gian

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để có thể họp hành hiệu quả chính là xác định mục đích của cuộc họp. Mục đích cuộc họp này phải được viết ra giấy và được nêu ra ngay khi bắt đầu cuộc họp. Việc xác địnhcuộc họp giúp bạn xác định được trọng tâm, không lạc đề và có thể điều chỉnh các thành viên dự họp nếu có ai đó muốn câu hoặc kéo thời gian mà chuyển đề tài sang chuyện khác.

Bắt đầu cuộc họp bạn cần nêu các nội dung:

• Mục đích cuộc họp
• Thành phần tham dự
• Thời gian buổi họp
• Các nội dung chi tiết

Tại các doanh nghiệp Việt Nam, tôi thấy tình trạng chờ đợi họp xảy ra phổ biến. Là người quản lý, bạn hãy bắtđầu đúng giờ, và từ chối nêu lại những nội dung đã trình bày khi có người khác đến trễ. Việc này có thể gâysốc cho nhiều người, nhưng nếu buổi họp thật sự quan trọng với họ thì lần sau chắc chắn họ sẽ cân nhắcviệc đến đúng giờ. Bạn cũng có thể chốt cửa sau khoảng 5 phút để bắt đầu cuộc họp. Những người vào trễkhông có lý do sẽ không được tham dự.

Nhiều người sẽ nghĩ nếu tiến hành như vậy, những người quan trọng sẽ làm hỏng cuộc họp nếu họ khôngtham dự thì sao? hãy can đảm tiến hành và nên có biên bản họp. Biên bản họp nên là ý kiến của tập thể, nếu”người quan trọng” không đồng ý kết quả cuộc họp, hãy dùng biên bản họp làm bằng chứng. Bạn cũng có thểtổ chức lại cuộc họp với “người quan trọng”, nhưng động thái cứng rắn của bạn sẽ khiến cho “người quantrọng” lần họp sau với bạn sẽ khó mà đi trễ được.

Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.

Khuyến khích mọi người thảo luận và ra quyết định

Có nhiều cuộc họp đặc biệt ở các công ty nhà nước thường theo kiểu sếp nói nhân viên nghe mà không có sựtrao đổi hai chiều. Điều này rất nguy hiểm, vì nó vừa mất thời gian vừa không hiệu quả. Nếu theo kiểu mộtchiều như vậy, tốt nhất là phát tài liệu để ở nhà đọc.

Bản chất của các cuộc họp là thảo luận và tìm ra vấn đề để gia tăng năng lực quyết định hoặc định hướng, dođó, việc để mọi người nêu ý kiến của mình sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn. Để khuyến khích mọi người thảoluận, bạn cần thực hiện:

• Nêu rõ điểm cần thảo luận (nêu rõ đề bài)
• Mời mọi người cho ý kiến với sự dẫn dắt của bạn. Bạn cũng có thể chỉ định nếu thấy có ai đó rụt rè trongđám đông và bạn muốn nghe ý kiến của họ.
• Ghi nhận lại và đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đó là đúng như vậy.
• Để mọi người cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra trong trường hợp bạn cho rằng ý kiếncủa họ là hợp lý nhưng bạn chưa đủ thông tin để ra quyết định.
• Ra quyết định để gút lại vấn đề. Khi bạn đã có các ý kiến, bạn cần thể hiện năng lực lãnh đạo và ra quyếtđịnh. Các quyết định phải được ghi vào biên bản cuộc họp.

Kết thúc cuộc họp

Đến giai đoạn này, bạn đã có đủ thông tin, bạn bắt đầu giai đoạn kết thúc cuộc họp. Kết thúc cuộc họp, bạn thực hiện :

• Xác định lại những vấn đề đã xem xét
• Nêu lại những quyết định trong buổi họp
• Không quên hỏi thư ký đã ghi nhận đấy đủ hay chưa.
• Kết thúc cuộc họp và cảm ơn

Sau buổi họp

Hãy chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên quan. Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực hiện.

Có một đánh giá khá vui trong giới công sở là họ hay nói “sau mỗi buổi họp lại phát sinh nhiều buổi họp vàsau những buổi họp tiếp theo lại phát sinh những vấn đề tiếp theo”, theo tôi điều này sẽ đúng nếu bạn khôngtuân thủ nguyên tắc họp hành. Hãy xem cuộc họp là công cụ điều hành, đừng biến nó thành cỗ máy nuốt thờigian của nhân viên.

Nguồn: kynang

---

Tag: cho thuê phòng hội thảo cầu giấy cho thuê phòng hội thảo tại hà nội cho thuê phòng đào tạo thuê phòng hội thảo tại hà nội cho thuê phòng training cho thuê phòng đào tạo cho thuê phòng họp cho thuê phòng họp tại hà nội cho thuê phòng họp theo giờ thuê phòng hội nghị tại hà nội

Read More

Lựa chọn thảm trải sàn cho nội thất văn phòng

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại thảm trải sàn dành cho việc thiết kế nội thất văn phòng. Tùy thuộc vào quy mô của công ty, kích thước của sàn và mức độ đi lại trên sàn mà lựa chọn những sản phẩm thảm trải sàn cho phù hợp.

>> Thuê hội trường có thảm tại Hà Nội

Lựa chọn thảm trải sàn cho văn phòng

Nguyên liệu để làm thảm rất phong phú như cói, đay, len, sợi tổng hợp. Tuy vậy, đối với sàn trong văn phòng thì chất liệu len thường được lựa chọn hàng đầu. Vì len là chất liệu tạo nên sự ấm áp, đồng thời cũng cho thấy vẻ sang trọng cho văn phòng.

Đối với thảm trải sàn trong văn phòng, màu sắc sử dụng thường được chọn tương phản với màu sắc của nội thất. Khi đó, văn phòng trộng rất nổi bật, tạo được nhiều mảng mầu ấn tượng.

Những ưu điểm của thảm trải sàn

Thảm trải sàn luôn mang đến sự chuyên nghiệp, vẻ sang trọng, quý phái cho văn phòng. Với thiết kế đa dạng, phong phú về kiểu dáng, kích thước và màu sắc, thảm trải sàn phù hợp với hầu hết các không gian hiện nay. Tạo sự hài hòa trong việc thiết kế và bài trí nội thất cho văn phòng.

Thảm trải sàn còn tạo cho chúng ta một không khí ẩm cúng

Thảm trải sàn rất có tác dụng trong việc thiết kế nội thất phòng họp, vì phòng họp là nơi rất cần sự yên tĩnh, chỉ một vài tiếng bước chân cũng có thể làm cho cuộc họp trở nên mất tập trung. Thảm trải sàn là một lựa chọn thông minh trong trường hợp này. Hơn thế nữa, đối với những mặt sàn hay bị trơn trượt thì thảm trải sàn là một sự khắc phục rất tốt. Thảm trải sàn còn tạo cho chúng ta một không khí ẩm cúng trong những mùa đông giá rét.

Không những đẹp, tiện lợi thảm trải sàn còn là một sản phẩm được thi công rất nhanh. Khác với những vật liệu khác phải tốn rất nhiều thời gian để hoàn thiện thì chỉ cần một ngày bạn đã có thể trải xong thảm cho sàn văn phòng của mình.

Tag: cho thuê hội trường, cho thuê phòng họp tại hà nội, cho thuê phòng đào tạo hội thảo, cho thuê phòng học

---

TIN CÙNG CHUYÊN MỤC:

• Phong thủy văn phòng - Những điều nên biết
• Thuê phòng họp? Những điều cần chú ý
• Lựa chọn máy chiếu có cường độ sáng như thế nào là phù hợp?
• Lựa chọn loa cho hội trường

Read More

Sắp xếp bàn ghế theo tiêu chuẩn phòng họp

Mỗi công ty đều phải có phòng họp, phòng họp là nơi thảo luận, đánh giá nhận xét cũng như đưa ra kế hoạch của công ty. Tùy theo tính chất của cuộc họp mà có cách sắp xếp bàn ghế khác nhau. Bài viết này sẽ gợi ý một vài cách sắp xếp cơ bản bàn ghế phòng họp:

Bố trí kiểu rạp hát:

Trong phòng chia làm hai khu vực, là khu vực khách mời ( khán giả) và khu vực cho người diễn giả. Khu vực khách mời thì chỉ có ghế không có bàn, khu vực diễn giả thì có thể trang bị thêm các phương tiện như bàn, máy chiếu, bục phát biểu. Bố trí kiểu bàn ghế này phù hợp cho các chương trình ra mắt sản phẩm mới, các buổi diễn văn nghệ, các cuộc thi.

Với kiểu sắp xếp này thì thích hợp cho các sự kiện mà số người tham gia đông, không cần ghi chú. Nên lưu ý việc bố trí sắp xếp bàn ghế sao cho các khách mời có thể quan sát người diễn giả đang nói phía trên mà không bị che khuất bởi người ghế trước.

Bố trí ghế quanh bàn chữ U:

Bàn này được thiết kế theo dạng chữ U, ghế sẽ được xếp xung quanh bàn chữ U. Với loại bàn này thì mọi người rất dễ tương tác với nhau, dễ dàng làm việc trực tiếp khi ngồi mặt đối mặt với nhau. Loại bố trí bàn ghế kiểu này phù hợp với các cuộc họp hội nghị, cổ đông, cuộc họp hội đồng quản trị, họp ủy ban, hay các nhóm thảo luận trình bày với nhau một đề tài nào đó. Không gian làm việc theo kiểu bố trí này rất tốt, thích hợp cho số lượng người tham dự dưới 25 người. Bởi vì loại bàn họp này khá hẹp nên với số lượng người thích hợp thì việc tương tác mới sẽ tốt hơn.

Bố trí bàn ghế theo kiểu lớp học:

Với kiểu sắp xếp như thế này cũng tương tự kiểu bố trí trong rạp hát, tuy nhiên theo kiểu này thì ta sẽ kê bàn trước các dãy ghế. Thích hợp với các hội nghị hội thảo mà có phát tài liệu cho các khách tham dự, khách mời cần sử dụng laptop hay ghi chép trong quá trình nghe diễn giả nói. Tiện dụng hơn nữa là các khách mời có thể thoải mái gác tay lên bàn hay để các vật dụng như túi xách hay điện thoại..Cũng như kiểu bố trí trong rạp hát thì cần lưu ý việc sắp xếp tranh che khuất tầm nhìn của người phía sau.

Read More

Phong thủy văn phòng - Những điều nên biết

Việc nền nhà hay tường trong công sở bị thấm nước, dột, rạn nứt tượng trưng cho sự “rơi lọt tiền tài”, bởi vậy cần sửa chữa ngay. 

• Cho thuê phòng họp tại Hà Nội
• Nâng cấp hệ thống phòng họp chuẩn

Sau đây là một số quan niệm khác phong thủy đối với văn phòng: 

– Nên dựa vào người có quyền hành cao nhất để tính toán phong thuỷ cho văn phòng.

– Cổng văn phòng tối kỵ đối diện cột điện, ống khói hoặc gốc cây to. Cũng không đặt nhà vệ sinh ngay cạnh cổng bởi toilet sẽ chặn luồng không khí mới vào văn phòng, ảnh hưởng vận may và sự nghiệp.

– Nền nhà văn phòng nên cao, nền quá thấp sẽ không đem lại may mắn trong làm ăn, đồng thời ảnh hưởng đến việc thông gió.

– Cầu thang nên tránh đối diện cổng bởi như vậy luồng khí đến và đi sẽ xung đột, không tốt cho vận may và sức khỏe.

– Phía sau văn phòng nên là không gian tĩnh, sẽ không tốt nếu là hành lang và nhiều người đi lại ồn ào. Tốt nhất là văn phòng tựa vào “núi”, nghĩa là tường vững chắc.

– Văn phòng không có cửa sổ là điều đặc biệt xấu vì không khí không thể lưu thông, “khí chết” nặng nề.

– Ánh sáng trong văn phòng phải chan hòa, ánh sáng tự nhiên tốt hơn là đèn điện.

– Bên cạnh phòng của sếp không nên có vòi nước nhằm tránh “dột tiền tài”, nên tựa vào “núi” (tường) nhằm tạo sự vững chắc, có lợi cho công việc phát triển. Bàn làm việc của sếp nếu đối diện với nhà vệ sinh thì có thể ảnh hưởng tới sự phát triển của cả công ty.

– Vị trí tài lộc chính là góc chéo đối diện ngay cửa đi vào trong phòng. Vị trí này cần ánh sáng và sạch sẽ, kiêng đặt hoa và cây cảnh giả.

– Bàn làm việc không nên đối diện nhà vệ sinh, không nên nứt vỡ vì sẽ tổn hại đường công danh. Bàn làm việc tốt nhất nên làm bằng gỗ, tránh bằng kim loại. Phía trên không được có xà ngang hay đèn treo, bởi sẽ ảnh hưởng đến sự thăng quan tiến chức.

– Phía sau bàn làm việc tuyệt đối không nên có cửa, dù là cửa ra vào hay cửa sổ vì vừa kém an toàn vừa dễ mất tập trung. Tốt nhất là bàn làm việc có một góc dựa vào tường, tối kỵ đặt chéo.

Theo Đất Việt

Read More

Đặt cây xanh trong phòng làm việc thế nào cho thêm vượng khí?

Cây xanh không chỉ có tác dụng giảm stress mà còn đem đến vận may, vượng khí cho chủ nhân của nó nếu được bố trí đúng vị trí và chọn loại cây phù hợp.

Cây xanh tốt sẽ mang đến nguồn năng lượng dồi dào cho góc làm việc (Ảnh minh họa)

Khi lựa chọn cây xanh trồng trong văn phòng hiện nay nhiều người thích một chậu xương rồng kiểng nhỏ xinh nhưng theo phong thủy, xương rồng không thích hợp cho góc làm việc. Cây bày trên bàn làm việc bạn nên chọn những loại cây xanh tươi tốt, có nhiều mầm lộc tránh những loại cây có hình dáng quá xù xì, gai góc hay dị dạng.

Theo quan niệm, cây phát triển tốt, tươi nhiều lộc sẽ gợi đến phát triển của bạn trong con đường tài lộc được thuận lợi, may mắn. Một trong những điểm bạn cần lưu ý khi chọn cây là những loại có thể phát triển tốt trong môi trường bóng râm, hạn chế ánh sáng.

Loại cây thích hợp để trên bàn là hoàng kim cát, vạn niên thanh, cây thường xuân, thủy tiên… Những loại cây này có tác dụng tạo bầu không khí trong lành cho góc làm việc của bạn lại có thể gánh bớt những nguy hại do bức xạ gây ra.

Cây xanh tốt sẽ mang đến nguồn năng lượng dồi dào cho góc làm việc nhưng cũng đừng vì thế bạn lại bày quá nhiều chậu cây trên bàn làm việc, điều này chỉ khiến không gian chật trội, tù túng ảnh hưởng tới chủ nhân.

Về hướng đặt cây, theo quan niệm phong thủy Đông Nam thuộc hành Mộc, do đó, nhiều người cho rằng đây là hướng thích hợp nhất để đặt cây xanh vì nó sẽ giúp sinh ra nhiều vượng khí. Còn bài trí cây cối hướng Bắc (hành Thủy) sẽ giúp sự nghiệp gặp nhiều thuận lợi, may mắn. Một lưu ý khác khi chọn hướng đặt cây cảnh là nên tránh bài trí cây cối ở góc Tây Nam, Đông Bắc và vị trí giữa phòng vì hành Mộc và hành Kim, hành Thổ tương khắc. Tất nhiên, cũng nên tránh bài trí ở phương vị hành Kim – hướng Tây và Tây Bắc.

Nếu chỗ ngồi của bạn quay lưng với cửa ra vào, điều bạn cần thiết là nên đặt một chậu cây cảnh nhỏ để tạo cảm giác thoải mái và tự tin khi làm việc.

Luôn chăm sóc cây được xanh tươi. Không để cây tàn úa điều này cấm kỵ khi đã trưng bày cây trên bàn làm việc vì nó ảnh hưởng tới vượng khí, tâm lý chủ nhân.

Minh Phương (Tổng hợp)

Read More

Thuê phòng họp? Những điều cần chú ý

Không gian phòng họp là yếu tố gián tiếp nhưng lại là yếu tố rất quan trọng mang đến sự thoải mái và thành công trọn vẹn trong cuộc họp. Vì vây khi lựa chọn thuê phòng họp, bạn cần lưu ý những điểm sau: 

Lựa chọn phòng họp hợp lý

1. Quy mô phòng họp 

Bạn đã bao giờ dự họp trong một phòng quá chật chưa? Đương nhiên bạn sẽ cảm thấy không thoải mái, mất tập trung và muốn bỏ về sớm. Do vậy cuộc họp sẽ khó có thể đạt được thành công như mong muốn. 

Nhưng nếu thuê một phòng họp quá rộng thì tất nhiên chi phí bỏ ra sẽ không hề nhỏ, bạn cũng chẳng hề thích điều đó đúng không? 

Vì vậy trước khi thuê phòng họp, bạn cần thống kê số người tham gia cuộc họp để lựa chọn phòng họp có quy mô và diện tích phù hợp. 

Hiện nay trên thị trường, phòng họp cho thuê có diện tích rất đa dạng nên các doanh nghiệp có thể yên tâm lựa chọn được phòng họp theo nhu cầu. 

Phòng họp mô hình chữ U cho 25 người

Phòng họp chữ U cho 50 người

Phòng họp vừa và nhỏ cho 8 - 12 người

2. Kết cấu phòng họp 

Tùy vào mục đích của cuộc họp mà doanh nghiệp chọn thuê các loại phòng họp khác nhau: 

Với các cuộc họp mang tính trang trọng như kí kết hợp đồng, hội nghị cổ đông, nên chọn các phòng họp vừa phải, không gian sạch sẽ, lịch sự, yên tĩnh, setup theo mô hình Hollow Square hoặc Boardroom để tạo không gian chuyên nghiệp, thuận tiện cho người tham dự ghi chép và tương tác. 

Phòng họp VIP

Phòng họp dành cho các chương trình mang tính chất đặc thù, đặc biệt

Còn với các cuộc họp ít mang tính trang trọng hơn như các buổi training, đào tạo quy mô nhỏ, các buổi gặp gỡ có thể chọn các phòng họp nhỏ hoặc lớn tùy thuộc vào số lượng người tham dự, phòng có thể thiết kế theo hình chữ U (U-Shape) hoặc mô hình lớp học (Classroom) nhằm tạo sự thân mật giữa người tham dự, dung hòa việc truyền tải thông tin và tương tác với khán giả. 

3. Trang thiết bị phòng họp 

Phòng họp nên được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như đèn chiếu sáng, màn chiếu hoặc màn hình LED, thiết bị điều hòa và trang âm. Bạn thử tưởng tượng phải ngồi họp trong tình cảnh mồ hôi nhễ nhại...?? 

Phòng họp được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phù hợp

4. Không gian và màu sắc 

Đây là khía cạnh quyết định đến chất lượng cuộc họp của bạn. Một không gian thoáng mát, yên tĩnh, sạch sẽ, màu sắc phù hợp sẽ giúp bạn tập trung, thoải mái, tất nhiên hiệu quả công việc sẽ hơn cả bạn mong muốn.

Một số hình ảnh phòng họp cho thuê tại TATI:

Phòng họp nhỏ cho 6 - 8 người

Phòng họp cho 12 - 15 người

Read More